Was this page helpful?

Atollon Lagoon Professional pro správce

    Table of contents
    1. 1. Uživatelé
      1. 1.1. Vytvoření a aktivace nového uživatele (Step-by-step)
      2. 1.2. Přehled uživatelů
      3. 1.3. Založení nového uživatele
      4. 1.4. Nastavení uživatelů
        1. 1.4.1. Detail uživatele
        2. 1.4.2. Typy uživatelských účtů
          1. 1.4.2.1. Správce systému
          2. 1.4.2.2. Plnohodnotný vs. externí
      5. 1.5. Práva na výkazy práce, události, úkoly
      6. 1.6. Pokročilá nastavení
        1. 1.6.1. Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy
    2. 2. Úprava uživatele
      1. 2.1. Nastavení uživatelů
        1. 2.1.1. Detail uživatele
        2. 2.1.2. Typy uživatelských účtů
          1. 2.1.2.1. Správce systému
          2. 2.1.2.2. Plnohodnotný vs. externí
      2. 2.2. Práva na výkazy práce, události, úkoly
      3. 2.3. Pokročilá nastavení
        1. 2.3.1. Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy
    3. 3. Nastavení kontextů (složek, projektů, aktivit)
      1. 3.1. Video průvodce
        1. 3.1.1. Nastavení nového typu a šablony projektu
      2. 3.2. Nastavení složek
        1. 3.2.1. Základní nastavení typu složky
        2. 3.2.2. Přiřazení stavů k typu složky
        3. 3.2.3. Šablony k typu složky
        4. 3.2.4. Vztahy (povolené projekty, sub-složky) k typu složky
      3. 3.3. Nastavení projektů
        1. 3.3.1. Základní nastavení typu projektu
        2. 3.3.2. Přiřazení stavů k typu projektu
        3. 3.3.3. Šablony k typu projektu
        4. 3.3.4. Vztahy (povolené aktivity, podřízené projekty) k typu projektu
      4. 3.4. Nastavení aktivit
        1. 3.4.1. Základní nastavení typu aktivity
        2. 3.4.2. Přiřazení stavů k typu aktivity
        3. 3.4.3. Šablony k typu aktivity
        4. 3.4.4. Vztahy (povolené sub-aktivity) k typu aktivity
      5. 3.5. Nastavení povolených záložek na složce, projektu nebo aktivitě
        1. 3.5.1. Zobrazte Nastavení kontextu
        2. 3.5.2. Zvolte typ složky a záložku Vzhled
        3. 3.5.3. Vyberte formulář/schema a k němu záložky
      6. 3.6. Nastavení práv na složky, projekty a aktivity
        1. 3.6.1. Úprava nastavení práv na typ složky
    4. 4. Aplikace a pracovní plocha
        1. 4.1.1. Možné úrovně nastavení
    5. 5. Typy práce
      1. 5.1. Typy práce na kontext
    6. 6. Nastavení vyúčtování
      1. 6.1. Pravidla a nastavení
      2. 6.2. Pravidla vyúčtování
        1. 6.2.1. Individuální pravidla klienta
        2. 6.2.2. Šablona faktury
        3. 6.2.3. Pravidla pro výkazy práce
        4. 6.2.4. Kompenzace volných hodin
          1. 6.2.4.1. Výpočet celkových volných hodin
            1. 6.2.4.1.1. Férová alokace volných hodin k výkazům práce
        5. 6.2.5. Scénáře fakturace výkazů práce / příklady
          1. 6.2.5.1. Základní scénář
          2. 6.2.5.2. Veškerá práce je účtovatelná
            1. 6.2.5.2.1. Výsledek
          3. 6.2.5.3. Žádný výkaz práce není účtován
            1. 6.2.5.3.1. Výsledek
          4. 6.2.5.4. Část práce je pokryta rozpočtem
            1. 6.2.5.4.1. Výsledek
          5. 6.2.5.5. Část práce není účtována
            1. 6.2.5.5.1. Výsledek
          6. 6.2.5.6. Některá práce je vždy vyúčtovatelná
            1. 6.2.5.6.1. Výsledek

     

    lagoon.png

     

    Manuál pro správce systému

    ATOLLON LAGOON PROFESSIONAL

    Dokumentace pro správce systému Atollon Lagoon ProfessionalAktuální verzi manuálu naleznete na wiki Atollonu (zde si též můžete manuál vytisknout do PDF):

    http://wiki.atollon.com/lang-cs/uzivatelsky-manual/01-dle-produktu/atollon-lagoon-professional-pro-spravce

     

    1. 1. Uživatelé
      1. 1.1. Vytvoření a aktivace nového uživatele (Step-by-step)
      2. 1.2. Přehled uživatelů
      3. 1.3. Založení nového uživatele
      4. 1.4. Nastavení uživatelů
        1. 1.4.1. Detail uživatele
        2. 1.4.2. Typy uživatelských účtů
          1. 1.4.2.1. Správce systému
          2. 1.4.2.2. Plnohodnotný vs. externí
      5. 1.5. Práva na výkazy práce, události, úkoly
      6. 1.6. Pokročilá nastavení
        1. 1.6.1. Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy
    2. 2. Úprava uživatele
      1. 2.1. Nastavení uživatelů
        1. 2.1.1. Detail uživatele
        2. 2.1.2. Typy uživatelských účtů
          1. 2.1.2.1. Správce systému
          2. 2.1.2.2. Plnohodnotný vs. externí
      2. 2.2. Práva na výkazy práce, události, úkoly
      3. 2.3. Pokročilá nastavení
        1. 2.3.1. Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy
    3. 3. Nastavení kontextů (složek, projektů, aktivit)
      1. 3.1. Video průvodce
        1. 3.1.1. Nastavení nového typu a šablony projektu
      2. 3.2. Nastavení složek
        1. 3.2.1. Základní nastavení typu složky
        2. 3.2.2. Přiřazení stavů k typu složky
        3. 3.2.3. Šablony k typu složky
        4. 3.2.4. Vztahy (povolené projekty, sub-složky) k typu složky
      3. 3.3. Nastavení projektů
        1. 3.3.1. Základní nastavení typu projektu
        2. 3.3.2. Přiřazení stavů k typu projektu
        3. 3.3.3. Šablony k typu projektu
        4. 3.3.4. Vztahy (povolené aktivity, podřízené projekty) k typu projektu
      4. 3.4. Nastavení aktivit
        1. 3.4.1. Základní nastavení typu aktivity
        2. 3.4.2. Přiřazení stavů k typu aktivity
        3. 3.4.3. Šablony k typu aktivity
        4. 3.4.4. Vztahy (povolené sub-aktivity) k typu aktivity
      5. 3.5. Nastavení povolených záložek na složce, projektu nebo aktivitě
        1. 3.5.1. Zobrazte Nastavení kontextu
        2. 3.5.2. Zvolte typ složky a záložku Vzhled
        3. 3.5.3. Vyberte formulář/schema a k němu záložky
      6. 3.6. Nastavení práv na složky, projekty a aktivity
        1. 3.6.1. Úprava nastavení práv na typ složky
    4. 4. Aplikace a pracovní plocha
        1. 4.1.1. Možné úrovně nastavení
    5. 5. Typy práce
      1. 5.1. Typy práce na kontext
    6. 6. Nastavení vyúčtování
      1. 6.1. Pravidla a nastavení
      2. 6.2. Pravidla vyúčtování
        1. 6.2.1. Individuální pravidla klienta
        2. 6.2.2. Šablona faktury
        3. 6.2.3. Pravidla pro výkazy práce
        4. 6.2.4. Kompenzace volných hodin
          1. 6.2.4.1. Výpočet celkových volných hodin
            1. 6.2.4.1.1. Férová alokace volných hodin k výkazům práce
        5. 6.2.5. Scénáře fakturace výkazů práce / příklady
          1. 6.2.5.1. Základní scénář
          2. 6.2.5.2. Veškerá práce je účtovatelná
            1. 6.2.5.2.1. Výsledek
          3. 6.2.5.3. Žádný výkaz práce není účtován
            1. 6.2.5.3.1. Výsledek
          4. 6.2.5.4. Část práce je pokryta rozpočtem
            1. 6.2.5.4.1. Výsledek
          5. 6.2.5.5. Část práce není účtována
            1. 6.2.5.5.1. Výsledek
          6. 6.2.5.6. Některá práce je vždy vyúčtovatelná
            1. 6.2.5.6.1. Výsledek

     

    Uživatelé

    Vytvoření a aktivace nového uživatele (Step-by-step)

    1. Přihlašte se do Vašeho Atollonu
    2. Volby & Nástroje (ikonka klíče vpravo nahoře)
    3. Uživatelé (vyžadována specifická admin práva)
    4. Tlačítko Nový uživatel
    5. Zvolte šablonu (obsahuje různá nastavení práv)
    6. Vyplňte uživatelské jméno a heslo nového kolegy
    7. Přiřaďte k novému či stávajícímu kontaktu
    8. OK
    9. Dvojklikem vyberte vašeho nového kolegu ze seznamu uživatelů (otevře se detail)
    10. Nastavte zda je nový účet aktivní (v pravo nahoře, pole Aktivní na Ano)
    11. OK
    12. Zkuste se, pro test, přihlásit pod novým uživatelem

    Přehled uživatelů

    Přehled uživatelů systému získáte pomocí menu Volby a nástroje > Uživatelé

    access-users.png

    Založení nového uživatele

    Uživatelé se zakládají výhradně prostřednictvím šablon uživatelů. Šablony uživatelů je možné si upravit ve Volby a nástroje > Šablony uživatelů.

    Nového uživatele je možné založit prostřednictvím přehledu uživatelů.

    access-new-user.png

    Nastavení uživatelů

    Detail uživatele

    Detail uživatele umožňuje změnit uživatelské jméno, heslo, přiřadit uživatele do skupin (čímž uživatelé automaticky získávají příslušná oprávnění skupiny), povolit uživateli role (čímž uživatel nezískává v danou chvíli práva, práva získá až přiřazením uživatele do role např. na kontextu) nebo povolením jiných uživatelů získat práva uživatele (plná moc poskytnuta ... komu).

    access-user-detail.png

    Typy uživatelských účtů

    Správce systému

    Správce systému získává svá oprávnění zejména přiřazením do skupiny Správci / Administrators. Zvolením Správce: Ano pouze uživatel navíc získává v klientském rozhraní přístup k některým volbám nastavení systému, které nemá běžný uživatel k dispozici.

    Plnohodnotný vs. externí

    Externí uživatel (na rozdíl od plnohodnotného) nemůže používat některé standardní funkce systému. Toto nastavení se používá pouze v integraci systému Atollon s webovými stránkami (a jejich semi-veřejnými funkcemi).

    Práva na výkazy práce, události, úkoly

    V detailu nastavení uživatele je možné též upravit kdo / která skupina uživatelů má oprávnění přistupovat k výkazům práce, událostem (kalendáři) a úkolům uživatele.

    Pokročilá nastavení

    Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy

    Toto nastavení umožní uživateli zobrazit veškeré zprávy firmy, nicméně vždy jen takové, na které má uživatel přístup (například tím, že je zpráva vysdílená na kartě subjektu, projektu nebo aktivity).

    Položka Firemní zprávy se zobrazí přímo v aplikaci Komunikace uživatele.

     

    Úprava uživatele

    Nastavení uživatelů

    Detail uživatele

    Detail uživatele umožňuje změnit uživatelské jméno, heslo, přiřadit uživatele do skupin (čímž uživatelé automaticky získávají příslušná oprávnění skupiny), povolit uživateli role (čímž uživatel nezískává v danou chvíli práva, práva získá až přiřazením uživatele do role např. na kontextu) nebo povolením jiných uživatelů získat práva uživatele (plná moc poskytnuta ... komu).

    access-user-detail.png

    Typy uživatelských účtů

    Správce systému

    Správce systému získává svá oprávnění zejména přiřazením do skupiny Správci / Administrators. Zvolením Správce: Ano pouze uživatel navíc získává v klientském rozhraní přístup k některým volbám nastavení systému, které nemá běžný uživatel k dispozici.

    Plnohodnotný vs. externí

    Externí uživatel (na rozdíl od plnohodnotného) nemůže používat některé standardní funkce systému. Toto nastavení se používá pouze v integraci systému Atollon s webovými stránkami (a jejich semi-veřejnými funkcemi).

    Práva na výkazy práce, události, úkoly

    V detailu nastavení uživatele je možné též upravit kdo / která skupina uživatelů má oprávnění přistupovat k výkazům práce, událostem (kalendáři) a úkolům uživatele.

    Pokročilá nastavení

    V detailu uživatele najdete tlačítko pro zobrazení pokročilých nastavení uživatele, které zpřístupňují nebo zakazují vybrané funkce systému.

    access-user-detail-advanced.png

    Povolit uživateli zobrazit firemní zprávy

    Toto nastavení umožní uživateli zobrazit veškeré zprávy firmy, nicméně vždy jen takové, na které má uživatel přístup (například tím, že je zpráva vysdílená na kartě subjektu, projektu nebo aktivity).

    Položka Firemní zprávy se zobrazí přímo v aplikaci Komunikace uživatele.

     

    Nastavení kontextů (složek, projektů, aktivit)

    Video průvodce

    Nastavení nového typu a šablony projektu

    Get Adobe Flash player

    Průvodce je k dispozici též na YouTube: https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=w5g1rYVyjPU

    Nastavení složek

    Základní nastavení typu složky

    finder-folder-type-general.png

    Přiřazení stavů k typu složky

    finder-folder-type-status.png

    Šablony k typu složky

    finder-folder-type-templates.png

    Vztahy (povolené projekty, sub-složky) k typu složky

    finder-folder-type-relations.png

    Nastavení projektů

    Základní nastavení typu projektu

    finder-project-type-general.png

    Přiřazení stavů k typu projektu

    finder-project-type-status.png

    Šablony k typu projektu

    finder-project-type-templates.png

    Vztahy (povolené aktivity, podřízené projekty) k typu projektu

    finder-project-type-relations.png

    Nastavení aktivit

    Základní nastavení typu aktivity

    finder-activity-type-general.png

    Přiřazení stavů k typu aktivity

    finder-activity-type-status.png

    Šablony k typu aktivity

    finder-activity-type-templates.png

    Vztahy (povolené sub-aktivity) k typu aktivity

    finder-activity-type-relations.png

    Nastavení povolených záložek na složce, projektu nebo aktivitě

    Tento průvodce Vás navede, jak si přidat nebo odebrat záložky zobrazené v Průzkumníku

    Zobrazte Nastavení kontextu

    Otevřete Průzkumník, v něm zobrazte detail vybrané složky a pomocí ikonty (>) v záhlaví najdete volbu Nastavení kontextu (za předpokladu že máte příslušná oprávnění).

    context-settings.png

    Zvolte typ složky a záložku Vzhled

    context-settings-2.png

    Jednotlivá nastavení se vztahují k profilům uživatelů, kterému je přiřazen vybraný formulář. Tento formulář upravíte k obraz

    Vyberte formulář/schema a k němu záložky

    context-settings-layout.png

    Vyberte k danému formuláři (odpovídající profilu uživatele) zobrazované záložky. Myší můžete změnit jejich pořadí.

    Po potvrzení je potřeba se odhlásit a znovu přihlásit pod uživatelem, jehož profil odpovídá nastavovaným záložkám na jednotlivé typy složek (projektů a aktivit).

    Nastavení práv na složky, projekty a aktivity

    Všechny nově zakládané složky, projekty nebo aktivity mají v systému nastaveny práva vycházející z dvou základních informací o nově založené složce:

    1. Právo na nadřazenou složku (např. právo projektu se odvíjí od schopnosti uživatele listovat (LIST právo) složku / klienta, na kterém je projekt umístěn, právo aktivity na projektu se odvíjí od schopnosti listovat projekt, na kterém je aktivita umístěna - odstraněním práva na projekt se odstraní i práva na veškeré jeho aktivity)
    2. Právo na typ složky, projektu nebo aktivity (veškerá výchozí práva složky, projektu nebo aktivity se odvíjí od toho, zda-li daný uživatel má práva NEW, LIST, VIEW, EDIT, DELETE, ... na typu dané složky, projektu nebo aktivity)

    Příklad

    Uživatel ve skupině Obchodníci nemusí mít práva na projekt Interní, případně Dodavatelé. Úpravu provedete tak, že zkontrolujete, jaká práva má skupina Obchodníci na typ projektu Interní a typ složky Dodavatelé. Práva odeberete odstraněním dědení práv na konkrétním typu a celkovým nastavením práv individuálně pro daný typ složky nebo projektu. Dejte pozor, že po odstranění dědění práv je nutné znovu přidat práva pro skupiny, které mají s danou složkou pracovat, např. Správce nebo Management.

    Úprava nastavení práv pro typy složek, projektů nebo aktivit je k dispozici prostřednictvím tlačítka pro nastavení práv typu složky, projektu nebo aktivity v Nastavení kontextu.

    atollon-context-rights.png

    Úprava nastavení práv na typ složky

    atollon-context-rights-customize.png

     

    Aplikace a pracovní plocha

    V nástroji pro nastavení aplikací a pracovní plochy je možné určit, kteří uživatelé uvidí které aplikace v menu s přehledem všech aplikací (Application Launcher) + přidat aplikace do nástrojové lišty (Application Toolbar).

    application-settings.png

    Nejprve vyberte pro koho chcete aplikace nastavit (volba menu vlevo dole). Jednotlivé aplikace je možné vybrat a přidat nebo odebrat hromadně. Klikněte na tlačítko Použít, pokud chcete změny aplikovat.

    Možné úrovně nastavení

    Organizace Nastavení je výchozí pro všechny uživatele v systému (pouze za předpokladu, že nejsou k dispozici nastavení pro Profil uživatele nebo pro Uživatele)
    Profil uživatele Nastavení je výchozí pro všechny uživatele daného profilu (pouze za předpokladu, že nejsou k dispozici nastavení pro Uživatele)
    Uživatel Nastavení je specifické pro individuálního (aktuálně přihlášeného) uživatele
     

    Typy práce

    Typy práce slouží k základní klasifikaci práce realizované pracovníkem / uživatelem systému. Používají se při identifikaci úkolů v systému, kalendářových událostí nebo výkazech práce a výdajích. V případě výdajů se využívá stejný číselník, nícméně typ práce je zde použit ve významu typ výdaje.

    type-of-work-settings.png

    • Číselná hodnota nemá pro typ práce aktuálně žádný význam
    • Číslování umožňuje přiřadit automaticky číslo k nově vytvořenému úkolu
    • Nastavení výchozí účtovatelnosti, jak pro události, tak pro úkoly a následně z toho vytvořené výkazy práce
    • Pokud je nastaveno zamezení změnám účtovatelnosti, žádný uživatel nemůže změnit tento příznak ve vazbě na výkazy práce
    • Platný pro: události, úkoly, výkazy práce nebo výdaje (znamená kde bude tato položka k dispozici). Možnost nadále omezit zobrazení typů práce je v nastavení Typy práce na kontext, která umožní filtrovat z celého číselníku typů práce a zobrazit typy práce v závislosti na vybraném typu složky, projektu nebo aktivity.
    • Eskalační období je apikováno v případě nastavení eskalační hierarichie pro úkoly - určuje do kolika hodin po termínu se změní řešitel úkolu (na nadřízeného / kolegu).
    • Kontrolní seznam při začátku / konci úkolu umožňuje přiřadit k úkolu (daného typu) formulář (kontrolní soupis). Úkol není možné založit / ukončit, pokud nebudou vyplněna povinná pole na formuláři.

     

    Typy práce na kontext

    Typy práce na kontext umožňují nastavit, které typy práce budou uživatelům jednotlivých uživatelských profilů povoleny v závislosti na výběru kontextu (typu složky, projektu nebo aktivity) ve výkazech práce.

    type-of-work-on-context.png

    V horní části vyberte typ projektu, pro který chcete povolit jednotlivé typy práce, ve spodní části vyberte profil uživatele (je nutné vytvořit nový Preset pro modul výkazů práce (upravit profily), pokud chcete zavést rozdíly mezi profily uživatelů (např. nastavit jinak typy práce pro interní uživatele a jinak pro manažery). Dále vyberte (i hromadně) typy práce a přiřaďte.

     

    Nastavení vyúčtování

    Pravidla a nastavení

    Aplikace Nastavení vyúčtování slouží ke konfiguraci pravidel pro vytváření návrhů faktur jednotlivých klientů. Podkladem pro vytvoření návrhů faktur jsou Položky vyúčtování a v rámci pravidel je možné nastavit jak bude vypadat faktura, která se z podkladů vytvoří.

    Výkazy práce je možné do faktury zahrnout po nastavení Pravidla pro výkazy práce. Tímto pravidlem se určí jak vytvářet Položky vyúčtování z výkazů práce. Ty jsou spolu s ostatními Položkami vyúčtování zahrnuty do vytvoření nového Návrhu faktury.

    Pravidla vyúčtování

    billing-settings-cz.png

    Až na výjimky platí, že každé jedno pravidlo generuje jiný návrh faktury. Systém tak umožňuje připravit návrhy faktur pro jednotlivé projekty, pro různé typy projektů nebo aktivit, v různých časových periodách.

    Individuální pravidla klienta

    Přímo na kartě klienta v záložce Nastavení vyúčtování je možné přidat individuální pravidlo pro klienta. Při tvorbě návrhů faktur jsou platná jak globální pravidla, tak pravidla pro individuální podmínky klienta. Ty však mají přednost před globálními pravidly.

    Na stejné záložce je možné doplnit individuální vlastnosti hlavičky faktury (např. bankovní účty, jiný fakturační kontakt, jinou šablonu, jiné texty do záhlaví / zápatí, apod.) i pro globální pravidla (tedy pro případ, že klient nemá specifické podmínky pro tvorbu faktur, nicméně je potřeba upravit např. fakturační subjekt, splatnost faktury, apod.).

    pravidla-individualne.png

     

    Šablona faktury

    Každé pravidlo obsahuje šablonu (hlavičky) faktury, kde je možné určit kdo je dodavatelem služby (typicky vaše společnost, nicméně systém umožňuje generovat návrhy faktur za různé právní entity).

    V globálním pravidle se typicky neurčuje, kdo je Klientem služby. Výchozí nastavení (pokud se zde žádný klient nevybere) odpovídá struktuře průzkumníku, tedy klientem je přímo subjekt, nad kterým se vytváří Položky vyúčtování.

    Pravá část formuláře pro nastavení šablony faktury slouží k automatizaci sdělení - tedy přípravě e-mailové zprávy + doplnění vlastních textů do záhlaví a zápatí šablony. Zde je nutné též vybrat tiskovou šablonu pro samotnou fakturu + případně výkazy práce jako přílohu. Aplikace Návrhy faktur poté umožňuje připravit e-mailovou zprávu, jejíž přílohou bude jak faktura, tak připojený výkaz práce (pokud se výkazy práce fakturují).

    V šabloně faktury je též možné nastavit Deník (obsahující číselnou řadu faktur), dny splatnosti a měnu faktury. Položky vyúčtování mohou být v různých měnách. Po přepočtu na měnu domácí dopočítá hodnota faktury v cizí měně.

    Pravidla pro výkazy práce

    billing-settings-timesheet-cz.png

    Pravidla určují jakým způsobem se seskupí záznamy výkazů práce tak, aby vytvořily Položky vyúčtování.

    V pravidlech je možné určit které typy práce jsou vyúčtovatelné klientovi, zda-li položky vytvářet dle jejich sazeb (tedy pro každou hodinovou sazbu vytvořit jinou položku), dále jakou položku vytvořit a zda-li v položce a daném období kompenzovat volné jednotky (hodiny).

    • Pořadí - určuje pořadí vykonání pravidla. Sloupeček Pořadí obsahuje tlačítka nahoru / dolu, čímž lze změnit pořadí vykonání daného pravidla.
    • Typ práce - vyberte, které výkazy dle Typu práce jsou seskupeny k vytvoření Položky vyúčtování
    • Vyúčtovatelné - Ano / Ne - nastavte, zda-li se výkaz práce fakturuje či nikoliv. V případě, že nastavíte záznamy jako nevyúčtovatelné a zároveň jsou tyto označené jako účtovatelné ve výkazech práce, mohou být použity k čerpání sjednaných volných hodin.
    • Dle sazby výkazu práce - zvolte Ano, pokud chcete vytvořit pro každou sazbu výkazu práce vlastní řádek na faktuře. Je to jediná možnost, jak přímo na fakturu zobrazit účtované množství hodin.
    • Vytvořit položku vyúčtování - povinné pole, kter nastavuje Produkt (nebo Službu), který by měl být vložen do faktury při vyúčtování výkazu práce.
    • Použít položky rozpočtu - vyberte, kde bychom měli zjišťovat sjednané volné hodiny. Volné hodiny reprezentují "Množství zdarma" nastavené ve stejném kontextu vyúčtování. Jelikož v kontextu může být více Položek vyúčtování (Produktů nebo služeb), které obsahují Množství zdarma, máte volbu vybrat pouze odpovídající Produkt nebo služby (v takovém případě kompenzace volných hodin v jiných Položkách vyúčtování nebude brána v úvahu).
    • Položky rozpočtu jsou jakékoli Položky vyúčtování, které obsahují "Množství zdarma" (a stav není 0, Odloženo nebo Zrušeno).

    Kompenzace volných hodin

    Pokud vyberete volbu Použít položky rozpočtu <jakékoliv> nebo vyberete nějaký Produkt, který by měl systém použít při hledání Množství zdarma (v Položkách vyúčtování), proces výpočtu fakturovatelného času bere v úvahu volné hodiny.

    Pokud je ve výkazech práce použito více různých sazeb, systém kalkuluje férovou hodnotu sazby a spotřebovává v daném poměru i počet použitých hodin. Férová hodnota je kalkulována jako vážený průměr sazeb.

    Výpočet celkových volných hodin

    Pravidlo: Na základě každého pravidla pro vyúčtování výkazů práce, vypočítej dostupné volné hodiny. Tím se myslí sečíst veškeré množství zdarma Položek vyúčtování za období a kontext specifikovaný v Pravidlech vyúčtování (se zamezením použít 0, zrušené nebo odložené položky) a odečíst volné množství, které bylo použito v průběhu alokace volných hodin k záznamům výkazů práce.

    V průběhu přiřazování volných hodin zaznamenej, kolik množství již bylo použito tak, aby max. volné hodiny přiřazené k výkazům práce nepřekročily celkový počet volných hodin.

    Férová alokace volných hodin k výkazům práce
    V každém období a kontextu mohou být aplikovány různé sazby výkazů práce. Díky tomu byhom měli odečíst volné hodiny proporčně, dle celkových hodin účtovatelné práce.
    1. Seskup veškerý účtovatelný čas výkazp práce z daného období a kontextu dle sazeb
    2. Sečti počet účtovatelných hodin
    3. Vyděl celkový počet volných hodin počtem účtovatelných hodin = vyjde koeficient rozdělení
    4. Pokud je koeficient menší než 1 (tím se myslím že je více účtovatelných hodin než volných hodin), můžete vypočítat celkové množství volných hodin dle sazby, které budou kompenzovány (násobit počet účtovatelných hodin dle sazby koeficientem rozdělení)
    5. Využij volné hodiny dle sazby v dostupném rozsahu a poznač použité volné hodiny ke každému záznamu výkazu práce, podobně přidej to samé do Položek vyúčtování (abychom věděli, kolik volných hodin již bylo využito).

    Scénáře fakturace výkazů práce / příklady

    Základní scénář

    Základní scénář určující jak vytvořit Položku vyúčtování a Návrh faktury z výkazů práce je následující:

    1. Uživatel zadává výkazy práce, které jsou automaticky ve stavu Potvrzeno (Výkazy práce ve fázi V počátku/Zadáno nejsou použity při vytváření Položek vyúčtování). Tento výkaz práce může být účtovatelný nebo neúčtovatelný.
    2. Nákladové a výnosové sazby jsou zadány automaticky s využitím Ceníku práce.
    3. Veškeré Potvrzené nebo Schválené záznamy výkazů práce, které jsou Účtovatelné budou zadány do Položek vyúčtování.
    4. Vytvořené Položky vyúčtování jsou zadány do Návrhu faktury, který je po jeho schválení přeměněn automaticky na fakturu.

    Mimo základní scénář může nastat několik situací, které budete chtít nastavit. Jsou popsány v textu níže, kde naleznete situaci a její nastavení v Nastavní pravidel fakturace výkazů práce a výsledný popis.

    Veškerá práce je účtovatelná

    Zadejte veškerý účtovatelný čas z výkazů práce do fakturace (bez ohledu na zbývající rozpočet).

    Pravidlo Hodnota
    Typ práce Vše
    Vyúčtovatelné Ano
    Vytvořit položku vyúčtování Použijte výchozí nastavení nebo vyberte Produkt (službu)
    Použít položky rozpočtu <žádné>

    billing-scenario-all-time-sheet-billable.png

    Výsledek

    Jakýkoli čas bude fakturován => Bude vytvořena Položka vyúčtování, dle nastavení Pravidla pro výkazy práce.

    Žádný výkaz práce není účtován

    Firma má limit v rozpočtu, který nesmí být překročen. Žádná práce, která je zadána do výkazu práce není fakturována (bez ohledu na stav účtovatelnosti výkazu práce).

    Pravidlo Hodnota
    Typ práce Vše
    Vyúčtovatelné Ne
    Vytvořit položku vyúčtování Použijte výchozí nastavení
    Použít položky rozpočtu <jakékoli>

    billing-scenario-no-time-sheet-billable.png

    Výsledek

    Jakýkoli zadaný výkaz práce bude vložen do Položky vyúčtování, nicméně bez účtování jakékoli hodnoty (tedy jednotková ceny Položky vyúčtování bude rovna 0). Jakékoli množství zdarma z Položek vyúčtování (rozpočtu) bude použito k úhradě hodin výkazu práce, ale pokud existuje vícepráce, nebude účtována (nicméně Položka vyúčtování s množstvím X bude vytvořena, kde X je zbývající počet hodin po odečtení volných hodin).

    Část práce je pokryta rozpočtem

    Některé typy práce nejsou účtovatelné, některé ano, ale je zároveň použit rozpočet (množství zdarma).

    Pravidlo Hodnota
    Typ práce Vybráno více typů práce
    Vyúčtovatelné Ano
    Vytvořit položku vyúčtování Použijte konkrétní položku: "Extra work: payroll"
    Použít položky rozpočtu Použijte položky rozpočtu: Payroll Services, Payroll Fixed Fee

    billing-scenario-free-quantity-compensation.png

    Výsledek

    Jakýkoli výkaz práce, který náleží vybranému typu práce, je zadán jako Položka vyúčtování, s kompenzací dle existujícího Množství zdarma v Položkách vyúčtování: Payroll Services or Payroll Fixed Fees. Nová položka je vytvořena jako "Extra work: Payroll".

    Část práce není účtována

    Některé typy práce nemohou být účtovány klientům.

    Pravidlo Hodnota
    Typ práce Vybráno více typů práce
    Vyúčtovatelné Ne
    Vytvořit Položku vyúčtování Použijte výchozí nastavení
    Použijte položku rozpočtu <jakýkoli>

    billing-scenario-some-work-non-billable.png

    Výsledek

    Typy práce, které jsou nastavené jako nevyúčtovatelné nemohou být fakturovány, ale mohou (nebo nemohou - dle nastavení) spotřebovat jakékoli Množství zdarma, které je dostupné.

    Některá práce je vždy vyúčtovatelná

    Některé typy práce budou vyúčtovány, bez kompenzace jakéhokoli rozpočtu. Tato práce je typicky mimo rozsah smlouvy, tedy může být vyúčtována jako práce extra.

    Pravidlo Hodnota
    Typ práce Vybráno více typů práce
    Vyúčtovatelné Ano
    Vytvořit položku vyúčtování Použijte produkt "Extra work"
    Použít položku rozpočtu <žádné>
    Výsledek

    Typ práce bude vyúčtován odděleně od dalších záznam výkazu práce. Nebude kompenzovat žádný dostupný rozpočet. Bude použita vybraná Položka vyúčtování.

     
    Was this page helpful?
    Tag page (Edit tags)
    • No tags
    Pages that link here
    Page statistics
    12652 view(s), 11 edit(s), and 2064 character(s)

    Comments

    You must login to post a comment.

    Attach file

    Attachments